Für die Firma Kostwein Maschinenbau GmbH wurde in diesem Jahr eine Business Intelligence Lösung für das interne Finanzmanagement umgesetzt. Dadurch erleichtern sich Verwaltungsprozesse enorm und Entscheidungen können besser getroffen werden. Die konstruktive Zusammenarbeit von Imendo und Kostwein blickt jedoch bereits auf eine langjährige Geschichte zurück.
Der Familienbetrieb Kostwein bietet KundInnen verschiedenste Produkte im Bereich Maschinenbau an. Vor allem die Prozessinnovation innerhalb des Build to Print Business sind für das familiäre Unternehmen ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. Die Firma Kostwein kam bereits im Jahr 2019 auf uns zu, um Business Intelligence Reports auf Basis MS Power BI schrittweise im gesamten Unternehmen zu etablieren.
Der erste Unternehmensbereich der Firma Kostwein, der im Bereich Datenanalyse auf das neue Reporting-Tool setzen wollte, war die Produktion. Aufgrund der Tatsache, dass es in gewissen Feldern der Produktion standardisierte Auswertungen noch nicht gab, wurde Power BI als zentrale Lösung in diesem Bereich eingeführt.
Der Hauptvorteil der zentralen BI Plattform ist die Datenhaltung und -auswertung. Ein weiterer großer Vorteil, der sich durch die Nutzung von BI einstellt, ist die automatische Analyse von Daten, welche bei der vorherigen Lösung nicht gegeben war. Die zentrale Datenhaltung auf einem Server bietet sämtlichen MitarbeiterInnen Zugriff auf denselben Datenbestand.
Das Projekt wurde Ende 2019 gemeinsam mit Teammitgliedern der Fach- und IT-Abteilung Kostweins umgesetzt. Dabei wurde das bestehende Datenmodell für Power BI aktualisiert, die Infrastruktur konzipiert und die Lizenzfragen geklärt. Darüber hinaus wurden die MitarbeiterInnen von Kostwein auf das neue System geschult, sodass der Bereich vollkommen unabhängig den Self-BI-Gedanken leben und eigene Anwendungen entwickeln kann.
Der nächste Sektor bei Kostwein, der die Einführung von BI gemeinsam mit uns vorgenommen hat, war die IT. Innerhalb dieses Prozesses wurde Anfang 2020 das IT-Kennzahlensystem umgesetzt. Hier sollten Schnittstellen zu den bereits bestehenden Systemen Jira und Active Directory (User und Server Verwaltung) aufgebaut werden. Dadurch konnten wieder verschiedene Auswertungen abgeleitet werden. Beispielsweise lässt sich damit die Anzahl der aktiven User feststellen oder der Auslastungsgrad der IT. Für die Bewertung der IT setzt Kostwein auf den Jira Service Desk, außerdem wird Jira für die IT interne Zeiterfassung herangezogen.
Beim Roll-out der Strategie nach einem gesamtheitlichen BI-System im Unternehmen folgte bei Kostwein als nächstes der HR-Bereich. Im August 2020 haben wir dort das HR-Kennzahlen Reporting auf PowerBI umgestellt, dabei war die Anbindung an das Zeitbuchungssystem Sage von großer Relevanz. Grundsätzlich erfasst der HR-Kennzahlen Report verschiedenste Auswertungen, die für die Personalabteilung von Bedeutung sind, wie Überstunden, Home Office Tage, Urlaube und vieles mehr. Alle Themen rund um HR lassen sich auf Mitarbeiterebene herunter brechen und auswerten und stehen somit den jeweiligen GruppenleiterInnen zur Verfügung. Gerade beim Umgang mit solchen sensiblen Daten ist hierbei hervorzuheben, dass ein Security-Konzept im Hintergrund bei diesem Report angewendet wird und Daten vor unberechtigtem Zugriff schützt.
Auch in diesem Jahr wurde die Zusammenarbeit von Imendo und Kostwein fortgesetzt und wir konnten in der Finanzbuchhaltung ebenfalls Power BI als Ersatz für die bisherigen Auswertungen etablieren. In einem ersten Schritt wurden hierbei die Unternehmenskennzahlen in den einzelnen Standorten aufbereitet. Anschließend wurde der Betriebsabrechnungsbogen (BAB) – die Verbindung der Kennzahlen aus HR mit den Unternehmenskennzahlen – aufbereitet. Der BAB wird auf einzelne Kostenstellen heruntergebrochen und liefert somit wichtige Ableitungen.
Das Projekt in der Finanzbuchhaltung wurde mit Ende des dritten Quartals 2021 erfolgreich abgeschlossen und wird von uns weiterhin laufenden betreut. Die Zusammenarbeit mit Kostwein war über die Jahre durchwegs positiv und wir freuen uns auf weitere Projekte mit dem innovativen Maschinenbauer.
