Software-Tools für Event- und Seminarmanagement gibt es einige am Markt, entsprechend einfach sollte es sein, eine passende Lösung für das Projekt "Seminarmanagement Neu" zu finden. Zu ihrer eigenen Überraschung haben Heinz Ortner und Carmen Hedenig jedoch festgestellt, dass keine Standard-Software ihre Anforderungen auch nur ansatzweise abdecken konnte.
Vor diesem Hintergrund haben wir uns mit den beiden Führungskräften der Kärntner Verwaltungsakademie (KVAK) zusammengesetzt und eine Lösung entwickelt, die am Ende des Jahres 2021 übergeben wurde. Wie sich das Projekt entwickelt hat, welche Hürden dafür aus dem Weg geschafft wurden und wie die neue Plattform aussieht, erfahren Sie in dieser Success Story.
Zeit- und Ressourcenintensives Altsystem zur Organisation und Durchführung von hunderten Seminaren pro Kalenderjahr
Umsetzung einer zentralen, mandentenfähigen Seminarmanagement Plattform
Benutzerfreundliche Oberfläche für TeilnehmerInnen und TrainerInnen, automatisierte Schnittstelle zur BMD, Moodle und Webseite der KVAK
Im über 300 Seiten starken Aus- und Weiterbildungsprogramm der KVAK findet man ein umfangreiches und vielfältiges Kursportfolio. Das Angebot reicht von Sprachen und Persönlichkeitsentwicklung über Wirtschaftsthemen bis hin zu Prüfungen für den Computerführerschein, Staatsbürgerschaftsprüfungen sowie Berufsqualifikationsprogramme. Und trotzdem, so Direktor Dr. Heinz Ortner, legt die KVAK besonderen Wert darauf, das Angebot laufend zu evaluieren und kundenfreundlicher zu werden.
„Mit zuletzt knapp 8 000 TeilnehmerInnen in über 400 Seminaren bzw. Workshops pro Jahr hatten wir zunehmend das Gefühl, dass unser altes System dem organisatorischen Aufwand nicht mehr gewachsen und an seine Grenzen gestoßen war.“ Die Suche nach einer passenden Software-Lösung habe sich zunächst schwieriger gestaltet als erwartet.
„Uns war klar, dass es einige Tools auf dem Markt gibt. Aber wir waren überrascht, dass keines davon die Anforderungen der Kärntner Verwaltungsakademie abdecken konnte. Imendo hat jedoch eine schlanke und effektive Lösung entwickelt, die perfekt auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten ist.“
In einem gemeinsamen Kick-Off wurden die Anforderungen der KVAK definiert und klare Erwartungshaltungen kommuniziert. Es sollte eine mandantenfähige Seminarmanagement Plattform umgesetzt werden, die die Migration der Bestandsdaten ermöglicht und bestehende User- und Seminardaten weiterverwendet werden können. Potenzielle TeilnehmerInnen sollten sich sowohl mit ihren bestehendem MitarbeiterInnen-Account, aber auch per Neuanmeldung selbstständig für Seminare und Kurse anmelden können.
Die von Herrn Dr. Ortner eingangs erwähnte Kundenorientierung bildete den zentralen Ausgangspunktes des Kick-Offs und wurde gemeinsam mit der Projektleitung und den UI/UX-ExpertInnen von Imendo in Angriff genommen.
Die mandantenfähige Lösung ist über eine zentrale und benutzerfreundliche Web-Oberfläche für alle involvierten Personengruppen zugänglich. Dazu zählen das administrative Team der KVAK, sämtliche TrainerInnen sowie die TeilnehmerInnen der diversen Seminare und Workshops.
TeilnehmerInnen können sich selbstständig für die gewünschten Aus- und Weiterbildungen anmelden und erhalten zudem eine Anmeldebestätigung per E-Mail. Kursunterlagen können darüber hinaus über die Plattform eingesehen und heruntergeladen werden.
Dokumente und Kursunterlagen werden von den TrainerInnen direkt über die von Imendo entwickelte Plattform verwaltet und allen TeilnehmerInnen bereitgestellt. Zudem ist es möglich, einzelne Personen manuell zu Kursen hinzuzufügen, Einladungen und Rechnung automatisiert zu versenden oder TeilnehmerInnen über die Moodle-Anbindung automatisch zu Kursen, wie z.B. Staatsbürgerschaftsprüfungen, einzuladen.
Für die TeilnehmerInnen ist hier keine weitere Anmeldung notwendig, wodurch der gesamte Prozess vereinfacht und kundenfreundlich gestaltet wurde. Dem administrativen Team der KVAK ist es nun auch möglich, das System in Stand zu halten und eventuell auftretende Probleme mit TrainerInnen und TeilnehmerInnen nachvollziehen und lösen zu können.
Neben den bereits erwähnten automatisierte Schnittstellen zu BMD, Moodle und der Website der KVAK wurde zudem auch der Bildungspass der Kärntner Verwaltungsakademie im Laufe des Projekts erneuert. Dieser zeigt sämtliche abgeschlossene Ausbildungen sowie Zertifizierungen einzelner MitarbeiterInnen an, auf deren Basis Führungskräfte entsprechende Impulse für Weiterbildungen setzen oder individuelle Aus- und Weiterbildungs-Initiativen von MitarbeiterInnen freigeben können. Durch die automatisierte Schnittstelle zur KVAK-Website wird das Seminarangebot tagesaktuell zwischen den Systemen synchronisiert.
Das Projekt wurde Ende 2021 fertiggestellt und der KVAK anschließend übergeben. Seitdem stehen wir mit dem Kunden in regelmäßigem Kontakt, um Support-Anfragen zu klären und die Plattform gemäß aufkommender Change Requests fortlaufend weiterzuentwickeln.
Mehr als ein halbes Jahr nach dem erfolgreichen Roll-Out stecken die MitarbeiterInnen der KVAK mitten in den Vorbereitungen für das Fortbildungsprogramm im Herbst. Seminare werden nun effizienter und angenehmer organisiert und durchgeführt. Um es mit den Worten des Kunden zu beschreiben: „Die neue Lösung von Imendo erleichtert uns die Arbeit enorm.“
